通过前一阶段《哈佛经理手册》的学习，觉得这次的学习教材非常实用，一些简单易行的方法可以马上拿来使用。我的Q3个人能力提升计划就是提高计划能力、学会管理时间，因此更多的是从中学习这方面的内容。 在每天具体的工作中，我从办公促效法中掌握了一些方法和小窍门，非常有用。其中认为最适合自己的有如下七条，希望能和大家共享： 一、写报告时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅 在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的问题，可都不致马上去翻查资料或文献，因为或许因此解决了问题，可是却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作的进度。 所以一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。 二、备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处” 在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在B5的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查。可供参考之用，备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有份量。 三、增强工作意念的妙法 将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉，因为这么一来，每划掉一项就可以确定“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感，即成为下回工作意念的来源。 如此看来似乎没有什么意义，不过在工作无甚进展的情况下，多半原因都是在于工作流于单调，冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成繁琐，所以可以列表方式来处理。此外，采用这个方式还可以免于遗漏某项工作。 四、立刻在收到名片上写“当事人”的资料 对商界人士而言，交换名片似乎是不可缺少的“仪式”。从初次见到的人手中所收到的名片，不要随便乱放，应整理得有条不紊，日后将成为宝贵的个人资料来源。 当与人交换名片后，你可以马上在对方的名片上书写他的专长，兴趣、资历等等，这么一来，要找人才变轻松多了，主要的是，为方便日后利用，先在名片上多加几个字，这一点是非常重要的。 五、与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名 当你与公司董事高级主管交换名片时，你可以请教对方专任秘书的芳名，趁着记忆犹新，马上写在收到的名片上。 因为在与这种高阶层人物联络时，他们自然不可能会亲自接电话，通常都经过秘书转接，如果事先晓得秘书的芳名，联络起来自然会顺利多了，而且，借此博得秘书小姐的好印象，对日后的工作自是大有益处。 六、选择下午时间与人会谈 与人会谈时，有时要迁就对方的方便，不过，你最好还是尽可能约定下午的时间，因为这样可以避免占用有效利用的时间。 上午是开始一天工作的时段，指示秘书打字，回信，打电话联络要事等等，这些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以检查，可达到很高的工作效率。 而且，一上午埋头于桌上作业，到了下午多少会感到有点疲倦，在这个时候与人会面，正好可以转换一下心情。 七、留言条上一定要写4W1H 若以基本的4W1H——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话，就不会浪费许多无谓的时间。 在前面提过，你自编的电话应对手册中规定，为了谨慎起见，一定要一字不漏地问对方这五个基本问题，并且依照一定顺序，将其写在留言条上，所以，在任何的情况下，都不必再找接电话的人问一遍，只要看留言条就能处理事情。 |