转贴:如何系统性思考

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    级别:会计员

    发表于:2021-04-16 08:39:31

    系统思考缺乏症

    我们在复盘过程中,总发现大家在分析原因时,只是简单地罗列几方面原因,既不全面,也不深入,这样做产生的副作用有如下几个方面。

    1、分析很浅,无法找到问题的根本原因。

    2、每个人都只依自己的习惯或经验,站在自己的本位或局部进行思考,无法确保“看到全貌”。

    3、看不到各个利益相关者与问题的关联及相互影响,容易导致大家“归罪于外”,或相互指责他人是“罪魁祸首”,影响复盘效果。

    在现实生活中,尽管我们每个人都认为要有“大局观”,实际做起来却经常犯“本位主义”的毛病。

    很多时候,“盲人摸象”并不是一个故事,而是现实的写照。

    系统思考的本质是整体思考,其中一个基本要求是:条理清晰地梳理复杂关系,确保不遗漏重要实体。

    在分工越来越细的今天,几乎没有什么工作是仅靠一个人就能完成的,合作不是问题,但是在合作过程中,一旦出现问题,经常会出现相互推诿:

    销售做不好,就将原因归咎于产品不好;产品部不愿意“背锅”,就会说“我们的设计是没有问题的,产品不好哦是生产部门的事儿”;生产部门就会推脱说“是采购部买的原材料不行”......

    推来推去,每个人好像都“没问题”,最后,问题好像只能是公司外部—客户太挑剔、竞争对手在“搞鬼”,或者市场不景气、政府政策限制、大环境不好......

    一味推卸责任、“归罪于外”,归根结底还是线性思考模式在作怪—只是简单地将问题归因于两个因素,或者认为存在唯一的“罪魁祸首”。

    不仅如此,公司内部各个部门本来应该是按照职责分工,各司其职,没有什么“高低贵贱”之分。

    事实上,如果哪个部门没有价值,它根本就不会存在于这个系统之中。

    但在现实中,每个人似乎都会夸大自己工作的价值,看不起他人,形成了一条又一条“鄙视链”。

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    项目

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    研发部


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    生产部


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    销售部


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    客户服务部


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    管理部门


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    研发部眼中的......


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    我们是“雷布斯”


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    只是一个“干活的”


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    卖东西的


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    多余的,干杂事的


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    官僚


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    生产部眼中的......


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    只是“纸上谈兵”


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    我们是真刀真枪的“实干家”


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    卖东西的


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    只是收尾或“打打杂”


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    不懂,净瞎指挥


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    销售部眼中的......


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    只是一些“技术男”


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    “干活的”


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    我们才是真正的价值创造者


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    没多大必要


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    干不好服务的服务员


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    客户服务部眼中的......


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    不知整体在捣鼓啥,根本不明白客户需要什么


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    要是他们能做好自己的工作就好了


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    自以为和客户关系很铁,其实只是搞搞关系、“耍耍嘴皮子”


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    没有我们,公司怎么收得上钱来


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    净出一些冗长的流程、僵化的规定


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    管理部门眼中的......


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    惹不起的“大神”


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    只知道低头干活儿


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    另外一尊“大神”


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    经常“小题大做”


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    没有我们,公司根本运营不起来


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    具有系统思考智慧的人,既要看到自身的因素,也要看到自己与他人之间的关联。

    就像《荀子.荣辱》篇所讲:“自知者不怨人,知命者不怨天,怨人者穷,怨天者无志。”

    意思是,有自知之明的人不怪怨别人,懂得大势和规律的人不埋怨老天;怪怨别人的人成不了事,埋怨老天的人没有见识。



    从局部思考,走向系统思考

    1、局限思考是人的天性

    “局限思考”或“只见树木,不见森林”是常见的“系统思考缺乏症”之一。

    举个例子,老张是某大型集成电路制造公司封装车间的主任,他们为很多客户同时生产多种规格、型号的IC产品,制造流程包括50多个步骤。

    现在,老张遇到了一个棘手的问题:由于一些量产问题,A公司某笔订单发生了交货迟延,于是A公司向市场部催货,市场部李经理希望采取措施尽快出货。

    该公司同时生产上百个不同规格的IC产品,每个产品都有许多工序,且A公司也有许多不同批次订单的情况下,要找到并加速该笔订单的交货并不容易。

    更别说改变计划有可能造成生产线的混乱。

    但是,A公司是重要客户,李经理亲自打来电话已经说明了问题。

    于是,老张指派了专人跟踪A公司的订单,并调整生产计划,加快进度。经过一番折腾,A公司的订单终于交货了。

    好景不长,A公司的那笔订单出货不久,B公司又来催货,希望马上拿到货。于是,故事重新上演了一遍......

    结果,催货的公司越来越多,而且是迅速增加。该公司生产线不断中断、调整,导致更多的交货延迟和更多客户抱怨。

    其实不只是部门负责人,作为企业家,面对的内外部实体更多且更复杂。

    包括用户、员工、各级管理者、供应商、合作伙伴、投资者、竞争对手、政府、社区等。

    企业家必须具备掌握全局的系统思考能力,一方面,要考虑全面,把相关的方方面面都考虑进来,不要片面;另一方面,也要合理地设定边界,厘清层次,把握关键。

    而产生这些问题的原因,一方面在于组织系统的动态复杂性,另一方面也与人们缺乏进行有效整体思考的技能不无关系。

    2 如何走向系统思考?

    实际上,本位思考几乎堪称我们思维的天性之一。

    首先,人的基本需求是生存,与生存最紧密相关的就是其身处的周边世界。

    为了维持生存,人的本能是密切关注自己本位周边的危险信号。离我们比较远的信息,要么不可得或微弱,要么不那么迫切或重要,我们通常并不会优先处理。

    因此,本位主义、局限思考在某种程度上是人保护自我的本性使然。

    其次,本位思考也与信息的对称、公开透明存在一定联系,是人的认知系统内一系列过程或要素相互影响或作用的结果。

    与此同时,出于获取全局信息的局限性,人们获取不到足够的全局信息,无法建立全局信念。

    而本地信念的强化削弱了人们对全局信息的关注,使获取全局信息的能力被削弱。

    这样就逐渐形成了牢不可破的局限思考模式。

    对此,系统思考为人们提供了看到整体、树立全局意识的有力武器,使人们可以“见数又见林”。

    所以在工作中,为了保证大家可以避免本位主义的局限,能够换位思考、集思广益,我们可以使用一个小工具,叫做“思考的罗盘”。

    思考的罗盘

    在大多数情况下,你的工作都不可避免地会受到其他人地影响;为了完成任务,你也离不开别人地帮助。

    同样,你的工作也会对他人产生影响,从而引发他人的反馈。

    因此,你的工作或任务处于一个系统中。

    要想做好工作、完成任务,我们可以使用“思考的罗盘”进行分析,预想,探索各种可能性,从而在工作任务开始之前做到“胸有成竹”“运筹帷幄之中,决胜千里之外。”

    具体操作步骤如下。

    第一步,明确我们的关键问题及其衡量指标。

    如果我们的工作任务有很多衡量指标,就要选择比较关键或根本性的少量几个指标。

    所谓“关键”,就是它们对工作任务至关重要。

    所谓“根本”,指的是它们是其他一些指标的基础,或相对于其他指标,它们的影响力更大。

    比如,你负责的是销售部,相应地,你的KPI很多,包括销售额、销售量、客户满意度、新客户数量、员工满意度等。

    在这些指标中,你认为哪一个或几个更为根本或关键?

    第二步,列出你完成工作必须的利益相关者。

    列出与你的任务、课题或工作相关的所有利益相关者,将它们排列在“思考的罗盘”的不同扇区中。

    每一个实体对应一个扇区。如果这些实体能够符合“MECE法则(相互独立,完全穷尽)”,分析就会更加条理清晰、逻辑完备。

    如果有了多个利益相关者,可以只列出几个最紧密相关的实体,而将其他实体进行适当合并。

    别忘了把自己也作为一个实体列出来。

    第三步,列出各个相关实体的关键要因或施加的影响。

    分别站在每个实体的角度,想一想:

    它们有哪些关键政策或要素、行动会影响到你的工作或议题?

    分别会引起什么样的变化?

    将这些因素列在对应扇区的内圈,用箭头把它们和位于中央的任务或议题连接起来(从内圈指向中央),并在箭头上写出相应的影响。

    如果因素很多,就需要把握要点,只列举对任务或议题有显著影响的要素,其他的可进行适当合并或忽略。

    最好能让同一扇区内的这些影响因素符合“MECE法则”。

    分析完一个扇区之后,再转向下一个扇区,直到完成所有实体的影响力分析。

    第四步,列出这些实体受到的影响。

    分别站在每个实体的角度,思考他们会受到哪些影响。

    分别将这些影响的后果写在相应扇区的外圈,并用箭头将这些后果与位于中央的任务或议题连接起来(从中央指向外圈)。

    与上一步类似,考虑这些因素所受的影响也要把握要点,并且符合“MECE法则”。

    需要注意的是,有些实体所受的影响可能是经过其他实体“传导”过来或“溢出”的。

    第五步,梳理互动关系与反馈回路。

    再分析完你的工作、要解决的问题或要完成的任务对各个实体的影响之后,要进一步思考:

    这些实体又会做出什么样的反应?

    采取哪些行动?

    继而又造成哪些后果?

    它们会对关键指标的变化以及其他实体的核心要素造成什么影响?

    如果有确定或显著的影响,将它们用箭头连接起来,梳理出几个逻辑清晰、经得起推敲的反馈回路。

    第六步,分析并确定策略。

    在明确了系统各个实体之间的互动结构之后,你应该跳出某个实体(包括自己的本位)的局限,站在整体的角度,进行如下反思,进而制定有效的策略。

    整个系统的功能或目标到底是什么?

    各个实体的目标是什么?它们和系统整体的功能或目标是否一致?

    各个实体之间的互动是否符合系统整体的福利?

    你的关键绩效指标是否妥当且准确地反映系统整体地功能或目标?

    为了更好地与系统和谐相处,你应该采取的策略是什么?

    虽然我不否定“操之在我”的精神,但是我们也不能完全“自给自足”,什么事情都自己搞定。

    当你可以看到整体,可以有效地协调资源时,就可以做到“顺势而为”。

    否则,由于系统结构错位,你要不停地与结构决定的行为对抗,就像把一块大石头往一个斜坡上推一样,非常累甚至往往是徒劳无功的。

    相反,把石头向坡下推就轻松、自然多了。

    我们一方面要审慎地反思自身的指标与行为举措,以符合系统整体的功能与福利,另一方面也要看到整体,与系统中的利益相关者和谐相处。

    在施加的影响和受到的影响两个维度上,我们可以分别评估一下构成工作系统的这些利益相关者,分别采取不同的策略。

    对于那些施加的影响大、受到的影响也大的利益相关者,你和他们是一个“战壕里的战友”,休戚与共。

    因此,你和他们要加强团结协作,心往一块儿想,劲儿往一处使。

    对于那些施加的影响大、受到的影响小的利益相关者,他们能在很大程度上影响你的命运,却可以超然世外,不怎么受你的工作系统的影响。

    你一定要敬重他们,与他们密切沟通,争取到他们的支持。

    对于那些施加的影响小、受到的影响却很大的利益相关者,他们是你可以善加利用的资源,你要维护好系统结构,好好发挥他们的力量。

    对于那些施加的影响小、受到的影响也小的利益相关者,可以忽略,或与他们约定好权利义务、边界条件与产出标准。


    结语

    需要注意的是,如果一个问题非常复杂,包含的利益相关者众多,可以只列出直接相关的利益相关者,或按照与问题关联的紧密程度和重要程度,有选择地列出。

    在选择利益相关者时,应注意他们是并列的,不应相互包含或交叉。

    对此,著名的“金字塔原理”是一个很好的参考指南。

    需要提醒的是,在使用“思考的罗盘”时,有如下几个注意事项。

    “思考的罗盘”是对团队复盘、群策群力解决问题特别有价值和威力的研讨工具。

    为了提高团队研讨的质量,建议划分角色、明确规则,指定引导师(facilitator),并使用诸如“说话棒”、聆听、兼顾主张或探等引导技术。

    这是非常重要的。

    如有可能,“把整个系统放到一个屋子里面”。

    只有所有利益相关者都能够平等、自由地发表各自地看法,相互聆听、反思与探寻,才有可能激发出集体的智慧。

    要有开放的心态,学会换位思考,每一个参与方都应设身处地地站在其他利益相关者地角度去思考。

    只有充分了解并真正设身处地,才能找到真正重要的原因和结果。

    注意把握要点,不要穷究细枝末节,或者将所有无足轻重的原因与结果都一一列出来,导致分析起来非常复杂。

    “思考的罗盘”是决策辅助工具,无法直接给出对策建议。

    它们只是将决策者个人或团队的经验与思考过程及结果“投射”出来。具体的对策仍需要决策者权衡各方面的相互影响斟酌确定。

    不管是对于关系全局的大问题的分析,还是在复盘自己的过程中,都需要打破局限思维,跳到一个系统的角度,从相互影响的关系中看待自己的所作所为。

    系统思维,是一种可以培养的能力。

    在分析自己问题时,将周围所有的相互影响的关系放在视野内,在决定自己的方向时,将利益相关方都作为印象因素。

    从近到远,从点到面,能够影响的人越多,能够纳入你思维中的范围越广,一个人的系统思维才能逐渐树立起来。

    在系统中,不是将相关方视为数字或者标签,而是将它们作为一个相互影响相互关联的动态的人,放入考虑范围中。

    这样的系统,才是一个真实的、有力量的、互助的、有活力的组织。


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