当王丽得知要去总部开年度财务工作坊时，既兴奋又紧张，去德国，而且这次开会的地点在阿尔卑斯山脚下的一个小镇，终于可以去亲眼一睹童话世界般的新天鹅堡了，真是幸福来得太突然。但转眼一想，这次作为特邀代表要做展示报告，又不免紧张起来了。
王丽想不出有什么合适的话题，就去找方经理。方经理笑言道：解铃还须系铃人。Bob让你去，自有办法帮你解围的，你何不直接问他去。
方经理实在找不到激情去培养什么下属，8小时里管好自己财务这一大摊事就够忙乎自己的了，这种事情能推则推，再说Bob好为人师，何不做个顺水人情呢。
王丽就去找Bob了，有了上次QBR上的不愉快事件，王丽始终掌握一个原则：每次要找Bob都事先让方经理知道，免得她产生误会。
Bob了解了王丽的来意之后就问她：来公司快一年了，你觉得最有成就感的一件事是什么？
王丽想了一下说道：要说成就感嘛，就是将月结从原来的六七天减到了三天。不过，月结这种常规性的工作有什么好讲的？
Bob：你做得容易吗？
王丽：那倒是一点也不容易，牵涉好多部门呢。
Bob：那就对了，你从精益财务的角度去讲，砍掉了哪些非增值劳动，系统自动化，利用外界资源，减少部门间的无效报告，这里边可有的总结了。
经Bob这么一提点，王丽突然找到了方向，说道：要不我做个初稿先给你看看。
过了几天，王丽拿了打印的初稿来找Bob了。当然，在电子邮件上王丽还是先抄送方经理的。事关人的尊重，没有一项细节小到可以忽略。
王丽这样开始了她的介绍：
我们这个项目涉及到仓库、采购和人事等好几个部门，我们在重新定义了流程之后，一共找出了三个大类的二十几个小项目作为行动方案……
听到这里，Bob做了一个暂停的手势：停。你这样讲没人听得明白的，要不了二分钟，你就会失去听众的。你这是一种典型的自传体报告形式，一切从自我出发，从自己对这件事的知识水平作为起点开始，丝毫没有考虑听众的了解程度。一个好的报告必须是由外向里，以始为终，从轻到重的。这样吧，我还是先给你讲一讲如何做一份好的展示报告吧。
说着，Bob从他的电脑里去搜他的宝贝了。Bob找出了一份名为“财务表达力——做一个会讲故事的财务人”的报告。Bob一边打开文件，一边得意地说：我在交大给会计系的学生做这个讲座时，可是获得满堂喝彩的。
王丽：好吧，我就坐回课堂，再做一次学生吧。
Bob喝了一口水，像现场作报告那样开始了他的讲解：
我们财务专业人士常常给人谨慎保守和不善表达的职业形象，这也不能全部说是偏见，主要还是大多数财务人员自己“闷”出来的。我们专业训练中要求的严谨性让我们潜意识中将工作重心聚焦于数字，而忽略了数字报告背后的沟通对象，这是我们财务人在沟通交流上常常不知觉地陷入的第一个误区，也即一个WHO的问题，没有搞清楚所表达的东西是给谁看的，你的沟通对象到底是谁？
一份报告所要表达的中心主题与技术复杂程度往往需因人而异，给总经理看的就要简明扼要，避免生僻却又不作交代的专业术语，而给直属上司的可以多些技术论证。你的这份报告对象是其它site（地区）的同行，我们工厂的内部流程他们是不了解的，你必须先zoom out（退出来）让大家看到一个大局。
你犯的这个错也是。财务专业人士的通病，就是一开始就扎入到技术细节中（zoom in），让人看得一头雾水。一个真正懂得表达的人一定是遵循由外而内的思维过程：根据读者对报告内容的了解程度而做必要的调整，或加入背景介绍，或提出关键问题等等。
看着王丽在埋头记录，Bob继续说了下去。
第二个误区是数据多，提炼少，缺乏要点，也即WHAT的问题，核心内容不够精炼深刻。很多人的报告，无论是演示稿还是数据表，洋洋洒洒写了一大堆，多半是数据的罗列，听报告的人听完之后，走出会议室，什么都没带走。
数据（DATA）只能说是基本素材，只有经过整理加工之后才能成为有价值的信息（INFORMATION），而信息如果过于繁杂，还需要提炼出一条讯息（MESSAGE）。
举个例子：
上图为一张实际费用与预算的对照表，在算出各个部门的各项支出对比之后，你最好能整理出一条“用一句话就能概括”的讯息，比如说，“除了营销部门三月份的一次性展览超支，其它部门的费用都在预算之内”，这才是画龙点睛之笔。
我在德国工作时，常与世界知名的麦肯锡咨询公司共事，从他们那里学到的一个超强公式就是：表达力 = 图表 + 说明 + 讯息，分别对应了上述的数据、信息和讯息的三个层次。
第三个误区是头重脚轻，结构混乱，也即HOW的问题。很多人习惯把自己耗时最长、研磨最深或是最有心得的那块内容拿出来作为重点讲解，自以为展现的是精华，却不知整个结构零乱无序，让读者无从下手。
我有一个在四大会计事务所工作的资深合伙人朋友，他说他们四大非常讲究的一点就是做事的方法结构。要把一个主题表达清楚，结构最重要。应当是由粗到细，由大到小。
在起草一个报告的时候，第一步不是动笔就写，而是先化时间设计结构，比如分哪几个部分来讲，每个部分又有几个小点，数据图表又该在哪里作为辅助材料切入？这种“以终为始”的写报告方法往往有这样一个特征：头轻脚重。这里的“轻”是简洁轻灵的意思。第一页PPT演示报告常常就是结论或核心观点，然后点击相关要点再弹出数据支持的明细。有时正文可能就一页而已，所有的支持材料都作为链接文件放在附录里了。
再举个例子：
这是我给其它部门做“书面沟通”培训时用的一个案例，取材于我们财务去客户端寄售仓做盘点的总结报告。
这份呈现给总经理看的报告，直接把细致的数据细节丢进附件里去了。第一页就把最重要的内容呈现出来，有问题分析，有解决方案，最后还有一句红颜色标出的总结性建议。至于细节数据，总经理有兴趣才点链接切换到后面去看。
其实大公司的演示会留给演讲者往往就5-7分钟的时间阐述一个主题，如果不把重点放在最显要的位置，在前三十秒抓不住与会者的兴趣，这个讲演往往会以失败告终。
从埋头于数字到面对沟通对象，提升的不只是表达力，这更是一个财务人的职业转型过程：从一个素材的加工者变成一个故事的叙述者。说到底，一个公司能得到资本市场追捧，靠的不就是故事精彩吗！
王丽叹了一口气：我爸我妈都是做会计的，从小给我的教育都是做事要认真踏实。所以，一直以为觉得“会做”才是最重要的。没想到，“会说”也是这么的重要。
Bob：不是“也很重要”。你的职位越高，“会说”的重要性越发重要。你就从这次的演示报告开始打造这项能力吧。