2009-2/200922816353883982.rar
养成良好的经营分析工作规范
（文/ExcelPro的图表博客）
笔者所在的这个行业，从集团公司、省公司、市公司到县公司的每个部门，都有很多人从事所谓的经营分析工作。这些人整天与报表、数据打交道，有人戏称为“表哥表姐”，每个月初固定的那么几天都要做经营分析，有人戏称为“yuejing”，平时还要应付领导各种各样的数据需求，或者专题分析，非常繁琐、枯燥和辛苦。
因此，要想轻松的应付这种工作，必须形成良好的工作习惯和规范。
1、规划并建立分析底稿。
经营分析人员要开展分析，首先需要从外部获取大量的表格和数据，这些数据的取数来源、文件格式、更新周期、数据质量都不一样，要做好分类整理，在一个大目录下分来源存放。
获取外部报表后，要形成自己的分析工作底稿。不要直接在这些文件上开始进行表格、图表的制作。通过使用粘贴、链接和vlookup等技术，分析底稿从原始文件中引用数据，根据分析目的，制作规范的表格、图表。每月源数据更新时，分析底稿可以自动更新链接，或只需扩展引用公式更新。分析底稿可以形成很多个，一个分析目的即可形成一个，成为一个个的分析模块。分析底稿可以在一个目录下存放，也可进一步按部门、业务、产品或客户群等分开。
我的体会是，分析底稿非常重要，其中要写好备注说明，将数据的来龙去脉、更新方式、分析逻辑、注意事项都注明清楚，越详细越好，以备时间长了自己会忘记当时的构建思路。一旦更换工作岗位，也便于工作交接，使后来人能快速接手。我看到的写备注说明的人太少了，如果你能做到这一点，你就已经超越了95％的分析人士！
2、从分析底稿到分析报告的图表链接。
分析底稿中做好的表格、图表，要引用到分析报告PPT中，很多人直接复制、粘贴，建议千万不要这么做。这样做的问题有：
* 报告版本易混乱，极易发生数据未更新完整的情况；
* 在PPT中的对象框内编辑，受到空间限制，不便编辑操作；
* 易使文件体积过大。2003中直接粘贴时粘贴的是整个excel文件，粘贴多个图表时文件会被反复粘贴进去。
* 易发生数据泄密。一旦对外发布PPT版本报告，整个excel文件就都放出去了。
建议的操作方式是选择性粘贴－》粘贴链接。在Excel中复制要引用的表格或图表，转到PPT中，菜单 编辑－》选择性粘贴－》粘贴链接－》excel工作表对象，确定。这时PPT中只是一个显示外观的链接，表格、图表以及数据源均在excel文件中进行调整修改。
这样链接的好处是：
* 方便每月数据更新。每月数据更新时，整个更新流程从原始文件－》分析底稿－》分析报告，自动更新链接，准确高效。在分析底稿种更新、修改图表，没有操作空间的限制。
* 在不同报告中复用表格或图表。分析底稿以及其中的表格、图表，类似于程序开发中的模块，可以被多份报告引用，快速建立和完成领导需要的报告。
* 屏蔽分析逻辑思路和细节数据。对外发布PPT报告时，接受者无法查看图表背后的数据，更不会看到你的分析底稿。
* 文件体积不致于太大。
当PPT报告中的表格、图表来自于分析底稿的链接时，更新方式有：
* 在打开PPT文件时询问是否要更新链接，选是则自动更新所有链接，需要先确定分析底稿已更新正确。不建议采用此方式。
* 在菜单 编辑－》链接的对话框中，有所有的链接列表，可进行更新、断开等操作。同样不建议采用此方式。
* 在PPT文档中的表格、图表对象上，右键－》更新链接，在更新数据的同时，可从更新结果确认分析底稿是否正确，有问题时直接双击可打开分析底稿进行编辑，保存后修改结果立即反映在PPT中。作为一个谨慎的分析人士，建议采用此方式，逐一更新检查每个链接。
3、分析报告的发布和归档。
对外发布报告尽量使用PDF版本。如需对外发布PPT版本，请记得先断开所有链接。如果不这样做，一是链接列表易暴露你的分析逻辑，二是当接受者打开你的文档时，如果不小心选择了更新链接，而你的文档中有100个链接的话，他需要点击100次鼠标！
需要打印PPT报告时，强烈建议使用fineprint软件。自己用的草稿版本，可以每面打8张或4张胶片，对外的报告版本可以每面打2张胶片，当然都是双面打印！这样既便于阅读、又节约纸张。每次看到有人单面打印或者每面只打一张胶片，我都感到非常惋惜。爱护地球，保护环境，从我做起，从fineprint开始！
每个月的分析报告定稿后，可复制到按月份的归档目录下保存，文件名上带上月份或日期，做好版本管理。下个“yuejing期”来临的时候，复制上个月的文档作为工作开始的基础，轻松进行数据更新，重点进行分析和结论拟写。
最后，做好上述文档目录的备份，至少每周刷新一次备份文档，以防不测，如果因事故丢失文档，你会欲哭无泪。备份可使用公文包方式，快捷迅速
|